Découvrez les 8 conseils pour choisir le meilleur ATS

Louis Beranger
Louis Beranger
10/1/2024
9 min
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Logiciel de recrutement par-ci, ATS par là, pas facile de s’y retrouver parmi tous ceux proposés, pas vrai ? Alors, si vous souhaitez vous équiper de l’outil de recrutement qui répond au mieux à tous vos besoins de recrutement, Wink est là pour mettre de l’ordre dans vos idées ! Méthodologie, éléments indispensables et conseils, on vous livre tout dans cet article pour bien choisir le meilleur outil et améliorer vos recrutements !

🚀 Suivez l'article jusqu'à la fin et découvrez tous les conseils et astuces pour choisir la solution parfaite pour vous !

D'abord, c'est quoi la définition d'un ATS ?

C'est l'acronyme d'Applicant Tracking System, un outil de gestion de recrutement qui simplifie et optimise chaque étape du processus de recrutement. Parmi ses points forts, c'est qu'il est accessible à tous les recruteurs grâce à son mode SaaS (Service as a Software). Fini les gros logiciels de recrutement qui nécessitent une installation complexe par les services informatiques !

L'applicant Tracking System vous permet de diffuser vos offres sur plusieurs plateformes, centraliser les CV et suivre facilement les candidatures. Bref, c'est un outil tout-en-un qui facilite la vie des recruteurs. Parmi ses principales fonctionnalités :

  • La centralisation de toutes les candidatures en un seul endroit.
  • La multidiffusion des annonces pour toucher un large public.
  • La création d'un site carrière pour mettre en valeur la marque employeur.
  • Un processus de recrutement simplifié pour faciliter la gestion des candidatures.
  • Une anamyse de performance pour optimiser les processus de recrutement.
  • Un vivier de candidats pour constituer une base de talents potentiels.
  • Une sécurité des données garantie pour protéger les informations confidentielles.
  • L'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée telles que l'envoi de mails, la prise de rendez-vous et les relances

Il existe deux grandes familles de logiciels ! D'un côté, il y'a des logiciels installés sur le serveur privé de l'entreprise et de l'autre côté, il y'a des logiciels de gestion de candidatures en tant que service ou SaaS (Software as a Service), hébergés par votre fournisseur et accessibles via le cloud. C'est comme si tu pouvais les atteindre de n'importe où grâce à la magie d'Internet !

Les deux types de logiciels de recrutement ont leurs avantages, mais les solutions SaaS prennent de plus en plus le dessus, et c'est pas pour rien ! Avec un logiciel en mode SaaS, tu peux y accéder depuis n'importe où tant que tu es connecté à Internet. Plus besoin de se soucier des coûts liés aux serveurs et à l'hébergement, et les mises à jour sont prises en charge par le fournisseur du logiciel de recrutement. En prime, tu n'as même pas besoin d'une équipe informatique pour gérer l'outil. C'est pas génial ça ?

De nos jours, les meilleurs logiciels de recrutement sont en mode SaaS, car ils répondent parfaitement aux besoins de modernité, de mobilité et de gestion des dépenses des entreprises.

Pour quelles types d'entreprise est destiné l'ATS ?

Ehh bien, la réponse est simple TOUT type d'entreprise ! Que vous soyez une grande entreprise avec des milliers d'employés à gérer ou une petite entreprise qui en a marre de jongler avec des tonnes de candidatures, les solution de recrutement sont là pour vous sauver la mise.

On a souvent tendance à penser que seules les grosses boîtes avec des centaines de salariés qui ont besoin d'utiliser des outils pour gérer leurs processus d'embauche. Il est vrai que ces mastodontes ont rapidement compris l'importance de s'équiper technologiquement pour gérer leurs flux massifs d'offres d'emploi et de candidatures. Mais attendez, ce n'est pas tout !

Les choses ont bien changé ces dernières années. Les mentalités évoluent à très grande vitesse notamment avec l'arrivée des générations Y et Z sur le marché du travail. Fini le temps où on restait fidèle à une seule entreprise toute sa vie ! Maintenant, les job-hoppers sont légion, et ça change tout dans le recrutement.

Même les petites entreprises doivent s'y mettre si elles veulent suivre le rythme. Bien sûr, une petite boîte de trente employés n'aura pas autant de recrutements à gérer qu'une entreprise de deux mille personnes. Mais vous savez quoi ? Un mauvais processus de recrutement peut causer autant de dégâts, même à plus petite échelle.

C'est pourquoi beaucoup de petites et moyennes entreprises se tournent vers les outils de gestion de candidatures. Certaines n'ont pas d'équipe de recrutement dédiée ou de service RH à proprement parler. Pourtant, elles ont bien compris qu'elles devaient optimiser leur processus de recrutement pour éviter les galères. Et c'est là que les solutions SAAS entrent en scène, pour sauver la mise.

Pourquoi souscrire à un logiciel de recrutement ?

Plouf, plouf ça sera toi que je choisirai au bout de 3. 1, 2… STOP ! Le plouf-plouf vous enverra droit dans la piscine alors pour éviter de finir tout trempé suivez nos conseils !

La bonne recette pour un recrutement de qualité !

Une pincée de votre plus belle fiche de poste

Un zest d’une équipe de talent management  aux petits oignons

Un peu de vivier de candidat sans oublier une touche de cvthèque

Et une bonne dose de logiciel, vous permettra de trouver le meilleur candidat ! 🥘

Alala, si c’était si simple le recrutement ne serait plus un défi. Mais alors pourquoi souscrire à un logiciel de recrutement ? Nous avions déjà évoqué, dans un précédent article, l’intérêt pour les recruteurs d’avoir un logiciel ATS. Voici une synthèse :

Digitaliser vos processus

Passez au recrutement 2.0 et équipez-vous du meilleur des outils pour répondre au mieux à vos besoins

Éviter les erreurs de recrutement

Une meilleure organisation dans les recrutements et un raccourcissement des délais ! Sachant qu’en moyenne, un recrutement raté coûte 35 000 € et si en plus on y ajoute les frais potentiels d’un cabinet de recrutement l’addition peut vite devenir très lourde ! Alors autant mettre toutes les chances de son côté et réduire au maximum  les coûts en optant pour un logiciel sans frais supplémentaire que le prix de l’abonnement.

Gagner du temps

Grâce à l’automatisation des tâches chronophages (prises de rendez-vous, relance, mails, diffusion des annonces…) concentrez-vous sur l’humain et recrutez les meilleurs talents !

Améliorer le travail d’équipe grâce au recrutement collaboratif

Coopérez avec les membres de votre équipe directement depuis votre logiciel de recrutement pour améliorer l'engagement et la performance de vos équipes ressources humaines.

Palier le manque de compétences

Grâce à une interface simple d'utilisation, permettez aux collaborateurs sans formation de recruteur de vous aider dans toutes les étapes du processus de recrutement : publication des offres d’emploi, tri des candidatures, suivi des candidats, entretien d’embauche… Efficacité garantie !

‍Les 8 points essentiels avant de choisir son ATS

1- Posez-vous la question : Quels sont mes besoins en recrutement ?

Avant de se lancer dans le choix d’un logiciel, il est essentiel de s’interroger sur vos besoins. Tout d’abord, en définissant et analysant vos problématiques de recrutement. Que vous soyez DRH dans une entreprise ou un recruteur indépendant, chaque entité à son propre mode de fonctionnement et sa propre stratégie de recrutement. Certains auront un volume de recrutement plus fort à des périodes précises ou bien d’autres un faible volume de recrutement, mais étalé sur toute l’année. Autre chose, des recruteurs préféreront s’appuyer principalement sur les softs skills alors que d'autres feront davantage confiance aux hards skills. Deux salles, deux ambiances ! 🕺

Avant de commencer voici une liste de questions qu’il est impératif de se poser avant de commencer ses recherches pour trouver le meilleur outil de gestion de votre recrutement vous permettant une meilleure gestion des candidatures, la diffusion de vos offres d’emploi, un vivier candidat qualitatif et tutti quanti ! 🤌

  • Quel est votre volume de recrutement : au mois / à l’année ?
  • Quel est le nombre de candidatures que vous recevez en moyenne lorsque vous diffusez une offre d'emploi ?
  • Quels sont les profils de candidats que vous souhaitez recruter ? Cela permettra de sélectionner les jobboards spécialisés sur lesquels vous souhaitez diffuser vos annonces et de savoir s’ils sont présents dans la plateforme de gestion. Justement, c’est peut-être le moment de penser à sa stratégie de multidiffusion. 😉
  • Combien de membres de votre équipe auront accès au logiciel ? Le plus souvent, les abonnements se font par rapport au nombre de licences prises alors estimez le nombre de personnes vous permettra d’établir un premier devis en interne avant de souscrire une plateforme de recrutement.

2- Identifier les fonctionnalités indispensables du logiciel‍

La fonction principale d’un logiciel de gestion de candidatures est de rationaliser l’ensemble du processus de recrutement dans un seul et même outil. De la réception des candidatures à la diffusion des offres d’emploi sur les différents jobboards en passant par la création d’un vivier de talents le tout en gérant les campagnes de recrutement du début à la fin. 🎯

Il faudra néanmoins mettre l’accent sur les fonctionnalités les plus importantes pour vous et vos équipes qui vous aideront à pallier les problématiques de recrutement auxquelles vous êtes confrontés au quotidien.

Cela peut être un problème de sourcing ? Votre outil de gestion a-t-il un widget qui vous permettra d’extraire facilement le profil d’un candidat sur Linkedin ?

Un problème de marque employeur ? Votre solution met-elle à disposition un site carrière personnalisable qui permettra d’attirer plus de candidats ?

3- Un logiciel avec une interface intuitive et facile d’utilisation

Un logiciel de recrutement est destiné à accompagner au quotidien les recruteurs alors autant faciliter leurs recrutements au maximum ! En effet, si l'outil que vous prenez exige des mois de formation pour comprendre comment l’utiliser à son plein potentiel, il va s’ajouter une charge de travail colossale à vous et/ou votre équipe RH, alors un conseil, mieux vaut l’éviter !

Il est important de rechercher une interface intuitive, facile d’accès et pensée expérience utilisateur pour une prise en main rapide et efficace. Un bon levier pour savoir si le logiciel est facile d’utilisation est de le faire tester par un collaborateur extérieur à l’univers des ressources humaines. Vous pourrez ainsi récupérer ses retours et avoir une idée du degré d’intuitivité de l’outil.

Place ensuite au test final avec un responsable de recrutement, un chargé de recrutement ou un recruteur de formation ! 🦸‍♂️

Bannière ATS Wink

4- Un logiciel qui offre une expérience utilisateur / candidat optimale

Comme vu précédemment, vous ne voulez pas être frustré par un logiciel de recrutement maladroit avec un mauvais UX n’est ce pas ? Alors, offrez-vous une interface simple qui offre une expérience utilisateur agréable et sans défaut. Pour l'acquisition de meilleurs talents, pensez au-delà des équipes de ressources humaines en charge de l'emauche en vous mettant à la place des candidats ! ⭐️

Eh oui, il n’y pas que les recruteurs qui auront affaire au logiciel, assurez-vous donc d’évaluer également l’expérience candidat lorsque vos futurs talents postuleront à vos offres d’emploi. Est-il facile de déposer son CV sur l’ATS ? Tout est bien compréhensible ? Une interface pensée pour les recruteurs et pour les candidats, c’est quand même bien mieux !

5- La sécurité et la conformité à la RGPD

L'outil de gestion de candidatures permet de gérer efficacement l’ensemble du processus de recrutement. De la recherche de candidat à l’embauche. Vous pouvez ainsi, sélectionner et évaluer vos candidats, programmer des entretiens, échanger avec eux ou des membres de votre équipe, diffuser des offres d’emploi et constituer un vivier de candidats, le tout directement sur une seule et même plateforme. Fini les tableaux Excel à gogo ! 🔥

Les équipes RH sont liées par la loi du pays. Selon l'emplacement de l'entreprise ou l'emplacement de votre candidat, votre entreprise doit se conformer à diverses règles et réglementations. Par exemple, se conformer aux lois sur le stockage des informations personnelles identifiables d'un candidat est un problème très simple mais très important auquel les entreprises sont confrontées. Un bon logiciel aide à consolider toutes ces informations en centralisant ces données sur un seul endroit. De même, le suivi du nombre de jours/mois qu'un candidat a passé dans le système aide votre organisation à rester conforme au RGPD. 🔐

6- Engagement et prix, ce qu’il faut savoir

Le prix est un facteur primordial à prendre en compte, surtout si vous êtes recruteur indépendant ou une PME . Généralement, les fournisseurs des logiciels SAAS fixent leur prix en fonction du nombre de licences, mais cela peut varier, il faudra donc se renseigner au préalable pour ne pas voir sa facture gonfler au fur et à mesure des campagnes de recrutement lancées. Place au benchmark ! ✌️

Le prix peut également varier en fonction du type de paiement (mensuel ou annuel), il existe même des logiciels de gestion de candidatures sans engagement ce qui permet de couper son abonnement à tout moment et ainsi répondre à ses besoins de recrutement à un instant T.

Demande de démo ATS Wink

7- Vérifier la qualité du support client

Souvent oublié et pourtant essentiel, le support client est un critère important à prendre en compte lors de son choix . 🤔

Pour cela, renseignez-vous lors de la prise de contact avec l’équipe commerciale en leur demandant si :

  • Il y a un responsable dédié au support client, joignable facilement qui est prêt à vous accompagner dans vos démarches de recrutement.
  • Un Help center permettant de trouver toutes les informations susceptibles de vous intéresser. On vous laisse parcourir le centre d’aide de Wink à titre d’exemple.

8- Fréquence des mises à jour

La fonction RH évolue vite mais les outils rh ainsi que les outils de recrutement misent à disposition pour accompagner les équipes encore plus vite ! Il est alors essentiel de se tenir au courant des dernières nouveautés du secteur et tendances du marché pour ne pas être laissé à la traîne. 😳

Choisissez un logiciel en constante évolution qui s’adapte et grandit en même temps que le marché. Ne pensez pas seulement aux défis d’aujourd’hui, prenez en compte les défis de demain et la manière dont votre logiciel pourra y répondre grâce à des nouvelles fonctionnalités toujours plus performantes.

Foire aux questions pour bien choisir son ATS

Wink à penser à vous faire une liste de questions que vous pourrez poser lors de la prise de contact avec les différents éditeurs de logiciels de recrutement pour vous aider à choisir la solution de recrutement optimale : le meilleur des logiciels qui existe sur le marché ! 😎

1- Quel est le coût du et comment est structurée votre tarification ?

2 - Votre logiciel de recrutement est-il facile d'utilisation et tourné expérience utilisateur ?

3 - Est-il possible de se créer un site carrière comprenant toutes mes offres d’emploi pour améliorer ma marque employeur ?

4- S'agit-t-il d'un logiciel SaaS ou dois-je l’installer sur mon ordinateur ?

5- Le logiciel permet-il la multidiffusion des annonces sur plusieurs jobboards à la fois ?

6- Le logiciel offre-t-il une expérience candidat optimale ?

7- Votre support client est-il réactif et où puis-je trouver toutes les ressources nécessaires à la bonne prise en main ?

8- À quelle fréquence mettez-vous à jour votre logiciel ?

9- Mettez-vous à disposition une roadmap sur les prochaines fonctionnalités ?

10- Mes données et celles des candidats sont-elles 100% sécurisées ?

Synthèse à retenir

L'importance du logiciel ATS

En conclusion, l'utilisation d'un logiciel de gestion de candidatures est essentielle pour trouver LE candidat idéal. Vous ouvrez la porte à une nouvelle ère de recrutement. Fini les tableaux excel, les candidatures égarées et les copier-coller. Opter pour un outil de gestion va simplifier votre quotidien de recruteur et va vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : trouver les meilleurs talents pour votre entreprise. En plus vous allez économiser du temps et de l'argent. Vous améliorez votre processus de recrutement et vous augmentez vos chances de trouver le candidat parfait.

Alors, équipez-vous d'un bon logiciel et déchaînez-vous ! Dites adieu aux piles de CV qui s'empilent sur votre bureau et aux e-mails perdus dans les tréfonds de votre boîte de réception. vous pourrez trier facilement les candidatures , suivre chaque étape du processus de recrutement et collaborer avec votre équipe de manière fluide et efficace.

Avant de choisir votre ATS

Mais gardez en tête lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur outil pour votre entreprise, il est essentiel de suivre une méthodologie claire et de prendre en compte les éléments indispensables. Évaluez vos besoins spécifiques en matière de recrutement. Pensez aux fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que la gestion des candidatures, le suivi des entretiens, l'intégration avec d'autres outils RH, etc. Faites une liste de vos priorités et de ce que vous attendez d'un. logiciel.

Ensuite, faites des recherche sur les différentes solutions disponibles sur le marché. Consultez les sites Web des fournisseurs, lisez les avis des utilisateurs et comparez les fonctionnalités proposées. N'hésitez pas à contacter les fournisseurs pour obtenir des démonstrations ou des essais gratuits. Cela vous permettra de vous familiariser avec l'interface et de voir si l'outil correspond à vos attentes.

Lorsque vous évaluez les différents outils sur le marché, tenez compte de la facilité d'utilisation et de la convivialité de l'interface. Vous voulez un outil intuitif et simple à utiliser, qui ne nécessite pas une formation complexe pour votre équipe de recrutement.

On espère que cela va vous être utile lors du choix de votre logiciel de recrutement. N’hésitez pas à prendre contact avec nous, si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ou si vous avez des problématiques de recrutement.

L’équipe Wink se fera un plaisir de vous accompagner. 😉

Contributeur
Louis Beranger
Louis Beranger
24/4/2023

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