10 conseils pour choisir le bon ATS !

Logiciel de recrutement par-ci, ATS par là, pas facile de s’y retrouver parmi tous ceux proposés, pas vrai ? Alors, si vous souhaitez vous équiper de l’outil de recrutement qui répond au mieux à tous vos besoins de recrutement, Wink est là pour mettre de l’ordre dans vos idées ! Méthodologie, éléments indispensables et conseils, on vous livre tout dans cet article pour bien choisir votre logiciel ATS et recruter facilement ! 🚀

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1- Pourquoi souscrire à un logiciel de recrutement ?

Plouf, plouf ça sera toi que je choisirai au bout de 3.
1, 2… STOP ! Le plouf-plouf vous enverra droit dans la piscine alors pour éviter de finir tout trempé suivez nos conseils !

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La bonne recette pour un recrutement de qualité !

Une pincée de votre plus belle fiche de poste

Un zest d’une équipe de talent management  aux petits oignons

Un peu de vivier de candidat sans oublier une touche de cvthèque

Et une bonne dose de logiciel ATS, vous permettra de trouver le meilleur candidat ! 🥘

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Alala, si c’était si simple le recrutement ne serait plus un défi. Mais alors pourquoi souscrire à un logiciel ATS ? Nous avions déjà évoqué, dans un précédent article, l’intérêt pour les recruteurs d’avoir un logiciel ATS. Voici une synthèse : 

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• Digitaliser vos recrutements : passez au recrutement 2.0 et équipez-vous du meilleur des outils pour répondre au mieux à vos besoins

• Éviter les erreurs de recrutement : un ATS permet une meilleure organisation dans les recrutements et un raccourcissement des délais. Sachant qu’en moyenne, un recrutement raté coûte 35 000 € et si en plus on y ajoute les frais potentiels d’un cabinet de recrutement l’addition peut vite devenir très lourde ! Alors autant mettre toutes les chances de son côté et réduire au maximum  les coûts en choisissant un logiciel sans frais supplémentaire que le prix de l’abonnement choisi. 

• Gagner du temps : grâce à l’automatisation des tâches chronophages (prises de rendez-vous, relance, mails, diffusion des annonces…) concentrez-vous sur l’humain et recrutez les meilleurs talents !

• Améliorer le travail d’équipe grâce au recrutement collaboratif : coopérez avec les membres de votre équipe directement depuis votre ATS pour améliorer l'engagement et la performance de vos équipes ressources humaines. 

• Palier le manque de compétences : en choisissant une interface simple d'utilisation, permettez aux collaborateurs sans formation de recruteur de vous aider dans toutes les étapes du processus de recrutement : publication des offres d’emploi, tri des candidatures, suivi des candidats, entretien d’embauche… Efficacité garantie !

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2- Quels sont mes besoins en recrutement ? 

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Avant de se lancer dans le choix d’un logiciel de recrutement, il est essentiel de s’interroger sur vos besoins. Tout d’abord, en définissant et analysant vos problématiques de recrutement. Que vous soyez DRH dans une entreprise ou un recruteur indépendant, chaque entité à son propre mode de fonctionnement et sa propre stratégie de recrutement. Certains auront un volume de recrutement plus fort à des périodes précises ou bien d’autres un faible volume de recrutement, mais étalé sur toute l’année. Autre chose, des recruteurs préféreront s’appuyer principalement sur les softs skills alors que d'autres feront davantage confiance aux hards skills. Deux salles, deux ambiances ! 🕺

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Avant de commencer voici une liste de questions qu’il est impératif de se poser avant de commencer ses recherches pour trouver le meilleur ATS vous permettant une meilleure gestion des candidatures, la diffusion de vos offres d’emploi, un vivier candidat qualitatif et tutti quanti ! 🤌

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• Quel est votre volume de recrutement : au mois / à l’année ?
• Quel est le nombre de candidatures que vous recevez en moyenne lorsque vous diffusez une offre d'emploi ?
• Quels sont les profils de candidats que vous souhaitez recruter ? Cela permettra de choisir les jobboards spécialisés sur lesquels vous souhaitez diffuser vos annonces et de savoir s’ils sont présents dans l’ATS. Justement, c’est peut-être le moment de penser à sa stratégie de multidiffusion. 😉
• Combien de membres de votre équipe auront accès à l’ATS ? Le plus souvent, les abonnements se font par rapport au nombre de licences prises alors estimez le nombre de personnes vous permettra d’établir un premier devis en interne avant de souscrire un ATS. 

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3- Identifier les fonctionnalités d’un ATS dont mon entreprise a besoin 

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La fonction principale d’un ATS est de rationaliser l’ensemble du processus de recrutement dans un seul et même outil. De la réception des candidatures à la diffusion des offres d’emploi sur les différents jobboards en passant par la création d’un vivier de talents le tout en gérant les campagnes de recrutement du début à la fin. 🎯

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Il faudra néanmoins mettre l’accent sur les fonctionnalités les plus importantes pour vous et vos équipes qui vous aideront à pallier les problématiques de recrutement auxquelles vous êtes confrontés au quotidien.

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Cela peut être un problème de sourcing ? L’ATS a-t-il un widget qui vous permettra d’extraire facilement le profil d’un candidat sur Linkedin ? 

Un problème de marque employeur ? L’ATS met-il à disposition un site carrière personnalisable qui permettra d’attirer plus de candidats ? 

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4- Choisir un ATS avec une interface intuitive et facile d’utilisation

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Un logiciel ATS est destiné à accompagner au quotidien les recruteurs alors autant faciliter leurs recrutements au maximum ! En effet, si l’ATS que vous prenez exige des mois de formation pour comprendre comment l’utiliser à son plein potentiel, il va s’ajouter une charge de travail colossale à vous et/ou votre équipe RH, alors un conseil, mieux vaut l’éviter !

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Il est important de rechercher une interface intuitive, facile d’accès et pensée expérience utilisateur pour une prise en main rapide et efficace. Un bon levier pour savoir si un ATS est facile d’utilisation est de le faire tester par un collaborateur extérieur à l’univers des ressources humaines. Vous pourrez ainsi récupérer ses retours et avoir une idée du degré d’intuitivité de l’outil.

Place ensuite au test final avec un responsable de recrutement, un chargé de recrutement ou un recruteur de formation ! 🦸‍♂️

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5- Mettre l’accent sur l’expérience utilisateur et l’expérience candidat 

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Comme vu précédemment, vous ne voulez pas être frustré par un ATS maladroit avec un mauvais UX n’est ce pas ? Alors, offrez-vous une interface simple qui offre une expérience utilisateur agréable et sans défaut. Pour l'acquisition de meilleurs talents, pensez au-delà des équipes de ressources humaines en charge du recrutement en vous mettant à la place des candidats ! ⭐️

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Eh oui, il n’y pas que les recruteurs qui auront affaire à l’ATS, assurez-vous donc d’évaluer également l’expérience candidat lorsque vos futurs talents postuleront à vos offres d’emploi. Est-il facile de déposer son CV sur l’ATS ? Tout est bien compréhensible ? Une interface pensée pour les recruteurs et pour les candidats, c’est quand même bien mieux !

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6- L’ATS est-il sécurisé et conforme à la RGPD ? 

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L’ATS permet de gérer efficacement l’ensemble du processus de recrutement. De la recherche de candidat à l’embauche. Vous pouvez ainsi, sélectionner et évaluer vos candidats, programmer des entretiens, échanger avec eux ou des membres de votre équipe, diffuser des offres d’emploi et constituer un vivier de candidats, le tout directement sur une seule et même plateforme. Fini les tableaux Excel à gogo ! 🔥

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Les équipes RH sont liées par la loi du pays. Selon l'emplacement de l'entreprise ou l'emplacement de votre candidat, votre entreprise doit se conformer à diverses règles et réglementations. Par exemple, se conformer aux lois sur le stockage des informations personnelles identifiables d'un candidat est un problème très simple mais très important auquel les entreprises sont confrontées. Un ATS aide à consolider toutes ces informations en centralisant ces données sur un seul endroit. De même, le suivi du nombre de jours/mois qu'un candidat a passé dans le système aide votre organisation à rester conforme au RGPD. 🔐

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7- Engagement et prix d’un logiciel ATS, ce qu’il faut savoir

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Le prix d’un ATS est un facteur primordial à prendre en compte, surtout si vous êtes recruteur indépendant ou une PME . Généralement, les fournisseurs d’ATS fixent leur prix en fonction du nombre de licences, mais cela peut varier, il faudra donc se renseigner au préalable pour ne pas voir sa facture gonfler au fur et à mesure des campagnes de recrutement lancées. Place au benchmark ! ✌️

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Le prix peut également varier en fonction du type de paiement (mensuel ou annuel), il existe même des ATS sans engagement ce qui permet de couper son abonnement à tout moment et ainsi répondre à ses besoins de recrutement à un instant T.

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8- Vérifier la qualité du support client 

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Souvent oublié et pourtant essentiel, le support client est un critère important à prendre en compte lors de son choix d’ATS. 🤔

Pour cela, renseignez-vous lors de la prise de contact avec l’équipe commerciale de l’ATS en leur demandant si : 

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• Il y a un responsable dédié au support client, joignable facilement qui est prêt à vous accompagner dans vos démarches de recrutement.
• Un Help center permettant de trouver toutes les informations susceptibles de vous intéresser. On vous laisse parcourir le centre d’aide de Wink à titre d’exemple. 

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9- Fréquence des mises à jour du logiciel ATS 

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La fonction RH évolue vite mais les outils rh ainsi que les outils de gestion de recrutement misent à disposition pour accompagner les équipes encore plus vite ! Il est alors essentiel de se tenir au courant des dernières nouveautés du secteur et tendances du marché pour ne pas être laissé à la traîne. 😳

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Choisissez un ATS en constante évolution qui s’adapte et grandit en même temps que le marché. Ne pensez pas seulement aux défis d’aujourd’hui, prenez en compte les défis de demain et la manière dont votre ATS pourra y répondre grâce à des nouvelles fonctionnalités toujours plus performantes. 

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10 - Foire aux questions pour bien choisir son logiciel ATS 

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Wink à penser à vous faire une liste de questions que vous pourrez poser lors de la prise de contact avec les différents éditeurs de logiciels de recrutement pour vous aider à choisir la solution de recrutement optimale : le meilleur des ATS ! 😎

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1- Quel est le coût de l’ATS et comment est structurée votre tarification ? 

2 - Votre ATS est-il facile d'utilisation et tourné expérience utilisateur ? 

3 - Est-il possible de se créer un site carrière comprenant toutes mes offres d’emploi pour améliorer ma marque employeur ?

4- L’ATS est-il un logiciel SaaS ou dois-je l’installer sur mon ordinateur ? 

5- L’ATS permet-il la multidiffusion des annonces sur plusieurs jobboards à la fois ? 

6- L’ATS offre-t-il une expérience candidat optimale ?

7- Votre support client est-il réactif et où puis-je trouver toutes les ressources nécessaires à la bonne prise en main de l’ATS ?

8- À quelle fréquence mettez-vous à jour votre logiciel ? 

9- Mettez-vous à disposition une roadmap sur les prochaines fonctionnalités de l’ATS ? 

10- Mes données et celles des candidats sont-elles 100% sécurisées ? 

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On espère que cela va vous être utile lors du choix de votre ATS. N’hésitez pas à prendre contact avec nous, si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet ou si vous avez des problématiques de recrutement. 

L’équipe Wink se fera un plaisir de vous accompagner. 😉

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