Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des candidats (ATS) ?

Team Wink
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10/6/2024
5 minutes
ATS logiciel recrutement

Qu'est-ce qu'un ATS (Applicant Tracking System) ?

Définition et rôle d'un ATS

Un ATS (Applicant Tracking System) ou logiciel de recrutement, est un outil de gestion de recrutement conçu pour simplifier et optimiser chaque étape du processus de recrutement. Utilisé par les entreprises pour gérer les candidatures et les processus de recrutement, il permet de centraliser toutes les informations relatives aux candidats et de suivre leur progression tout au long du processus de recrutement. En intégrant un ATS, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité de leurs processus de recrutement, attirer davantage de candidats qualifiés et assurer une meilleure expérience candidat.

Les principales fonctionnalités d'un ATS

Les ATS modernes offrent une gamme étendue de fonctionnalités, notamment :

  • Centralisation des candidatures : Tous les CVs sont regroupés en un seul endroit, facilitant ainsi la gestion et le suivi des profils que vous avez reçus.
  • Multidiffusion des annonces : Les offres d'emploi peuvent être diffusées sur de nombreux jobboards en un seul clic (LinkedIn, Indeed, France Travail,...), ce qui augmente considérablement la visibilité des postes (et vous fait gagner du temps).
  • Automatisation des tâches : L'envoi d'e-mails, la prise de rendez-vous pour les entretiens et les relances sont automatisés et intégrés directement depuis la plateforme, ce qui permet de gagner du temps.
  • Création d'un site carrière : Mettre en place une page carrière personnalisable dédié aux annonces d'emploi de l'entreprise pour améliorer la marque employeur.
  • Analyse et reporting : Des outils d'analyse permettent de suivre l'efficacité des campagnes de recrutement et d'optimiser les processus en cours.
  • Sécurisation des données : Conformité aux normes RGPD pour assurer la protection des données des profils.

Différence entre un ATS et d'autres outils RH

Un ATS se distingue des autres solution RH par son focus sur le recrutement. Alors que les outils RH traditionnels gèrent les aspects administratifs des ressources humaines, comme la paie et les avantages sociaux, l'ATS est spécifiquement conçu pour le recrutement. Il utilise des fonctionnalités avancées pour le sourcing, la diffusion des postes, le suivi des candidatures, et l'analyse des données de recrutement, offrant ainsi une produit complète et spécialisée pour les équipes de recrutement. Autrement dit, alors qu'un SIRH va davantage être concentré sur les salariés internes de l'entreprise, l'ATS sera davantage orienté sur l'extérieur grâce à ses connexions.

Fonctionnalité

Diffuser votre offre d'emploi sur +70 sites d'emploi

Diffuser mon offre d'emploi sur Linkedin
Diffuser mon offre d'emploi sur Indeed
Diffuser mon offre d'emploi sur Google for Jobs
Diffuser mon offre d'emploi sur l'APEC

Pourquoi adopter un ATS pour vos recrutements ?

Avantage n°1 : Réduction du temps de traitement des candidatures

Un logiciel de recrutement permet de réduire considérablement le temps nécessaire pour traiter les candidats. Grâce à l'automatisation des actions chronophages sans valeur ajoutée, les recruteurs peuvent se concentrer sur l'essentiel : l'évaluation des candidats. En centralisant les informations et en facilitant l'accès à celles-ci, l'ATS améliore l'efficacité du processus.

Avantage n°2 : Amélioration de l'expérience candidat

L'ATS améliore l'expérience candidat en offrant une outil intuitif et facile à utiliser pour les postulants. Les candidats peuvent postuler rapidement et suivre l'état de leur candidature en temps réel. De plus, les communications automatisées garantissent que les postulants restent informés à chaque étape du processus, ce qui renforce leur engagement et leur satisfaction.

Avantage n°4 : Centralisation et parsing des CVs

Toutes les candidatures sont centralisées en un seul endroit. Cela facilite non seulement la gestion des candidatures mais permet également de mieux suivre les progrès de chaque candidat. Les recruteurs peuvent ainsi accéder rapidement aux éléments nécessaires et prendre des décisions éclairées.

Avantage n°4 : Collaboration renforcée entre les équipes de recrutement

Un ATS favorise la collaboration entre les membres de l'équipe de recrutement. Les recruteurs, les managers et les autres parties prenantes peuvent partager des notes, évaluer les profils et communiquer facilement. Cette collaboration accrue permet d'aligner les objectifs de recrutement et d'améliorer la prise de décision.

Avantage n°5: Conformité légale avec la RGPD

L'ATS assure la conformité avec les réglementations comme la RGPD. En centralisant et en sécurisant les données des CVs, il garantit que les informations sensibles sont protégées et que les entreprises respectent les obligations légales en matière de gestion des données personnelles.

Avantage n°6 : Optimisation des campagnes de recrutement

Grâce aux outils d'analyse et de reporting intégrés, l'ATS permet d'optimiser les campagnes de recrutement. Les recruteurs peuvent identifier les sources les plus efficaces des CVs, ajuster leurs stratégies en conséquence et améliorer continuellement leurs processus de recrutement.

Comment choisir le bon ATS pour votre entreprise ?

Critères de sélection d'un ATS

Choisir un ATS adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise nécessite de prendre en compte plusieurs critères, tels que :

  • Facilité d'utilisation : L'interface doit être intuitive pour tous les utilisateurs, qu'ils soient recruteurs, managers ou candidats.
  • Fonctionnalités proposées : Assurez-vous qu'il offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour optimiser votre procédure de sélection. A l'inverse ne prenez pas un produit qui est trop complexe, vous risquerez de payez trop cher et de perdre en efficacité.
  • Intégration avec d'autres outils : L'ATS doit pouvoir s'intégrer facilement avec les autres outils et logiciels RH que vous utilisez déjà.
  • Coût : Évaluez le coût total de l'ATS, y compris les frais de licence, de mise en œuvre et de support.

Questions à se poser avant de choisir un ATS

Avant de prendre un ATS, posez-vous les questions suivantes :

  • Quels sont vos principaux défis en matière de recrutement ?
  • Quelles besoins sont indispensables pour votre entreprise ?
  • Combien de membres de l'équipe utiliseront l'ATS (recruteurs, managers,..)?
  • Quel est votre budget pour cette solution ?
  • Comment s'intègre-t-il avec vos processus et outils existants ?
  • Avez-vous déjà des comptes / crédits auprès de certains sites d'emploi

Les fonctionnalités incontournables d'un ATS

Interface intuitive et personnalisable

Une navigation intuitive et personnalisable est cruciale pour garantir une adoption rapide et efficace de cette solution par tous les utilisateurs. La plateforme doit être facile à naviguer et permettre une personnalisation selon les besoins de l'entreprise.

Création d'offres d'emploi assistée par AI intelligence Artificielle

L'intelligence artificielle peut grandement simplifier la création de postes en suggérant des descriptions de poste et des compétences basées sur les meilleures pratiques et les datas historiques.

Diffusion des offres d'emploi sur une multitude de jobboards

Un bon ATS doit permettre de diffuser les annonces d'emploi sur une multitude de sites d'emploi (gratuit et payants) et de plateformes de recrutement, augmentant ainsi la portée de vos annonces.

Gestion automatisée des candidats

Automatiser la gestion des Curriculum Vitae permet de réduire les actions répétitives et de se concentrer sur l'évaluation qualitative des candidats. Le parsing de CV qui permet d'extraire tous les datas des documents permet également de faire gagner un temps considérable.

Analyse et reporting détaillés

Des outils d'analyse et de reporting détaillés sont essentiels pour mesurer l'efficacité des processus d'embauche et pour identifier les points à améliorer.

Création d'un site carrière

La création d'un site carrière dédié et personnalisable permet de présenter les offres d'emploi de manière professionnelle et d'améliorer l'image de marque de l'entreprise.

Sécurisation des données et conformité RGPD

La sécurisation des données et la conformité RGPD sont essentielles pour protéger les datas des candidats et assurer que les pratiques de recrutement respectent les réglementations en vigueur.

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Questions fréquentes

Comment fonctionne un ATS ?

Un ATS (Applicant Tracking System) centralise et gère les Curriculum Vitae reçus par une entreprise. Lorsque vous publiez une offre d'emploi, la solution la diffuse sur plusieurs site d'emploi, augmentant ainsi sa visibilité. Les candidats peuvent alors postuler en ligne, et leurs informations sont automatiquement centralisées dans le système. Le logiciel trie les candidats selon des critères prédéfinis, facilitant ainsi le travail des recruteurs qui peuvent rapidement identifier les candidats les plus qualifiés. la solution automatise également les actions administratives telles que l'envoi d'accusés de réception, la planification des entretiens et les relances, permettant aux recruteurs de gagner du temps et de se concentrer sur l'évaluation des candidats. Enfin, un logiciel de gestion des candidatures fournit des outils d'analyse et de reporting pour mesurer l'efficacité des campagnes de recrutement et optimiser les processus futurs.

Pourquoi avoir un ATS ?

Adopter un logiciel de gestion des candidatures offre de nombreux avantages. Tout d'abord, il réduit le temps de traitement des candidats en automatisant les tâches administratives. Cela permet aux recruteurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme les entretiens et l'évaluation des compétences des candidats. Ensuite, un ATS améliore l'expérience en proposant une plateforme intuitive et des communications automatisées, ce qui maintient les candidats informés à chaque étape du processus. Un ATS centralise également toutes les datas, facilitant ainsi la gestion et le suivi des process. Cette centralisation permet une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe RH, qui peuvent partager des notes et des évaluations de manière transparente. De plus, il veille à la conformité avec les réglementations telles que le RGPD, garantissant la protection des informations des candidats. Enfin, les outils d'analyse intégrés permettent d'optimiser les campagnes de recrutement en identifiant les sources de candidatures les plus efficaces.

Comment choisir son logiciel de recrutement ou ATS ?

Pour sélectionner le bon logiciel, commencez par évaluer vos besoins spécifiques en matière d'embauche. Identifiez les défis que vous rencontrez, comme la gestion inefficace des Curriculum Vitae ou le manque de coordination entre les recruteurs. Ensuite, comparez les features des différents SaaS disponibles sur le marché. Vérifie qu'ils offrent des outils de multidiffusion des annonces, de gestion optimisée des candidatures, de création de page carrière, et d'analyse des datas. La facilité d'utilisation est cruciale. Optez pour une produit intuitif qui ne nécessite pas une formation complexe. Vérifiez également que l'outil peut s'intégrer avec vos autres outils RH. Le coût total, y compris les frais de licence, de mise en œuvre et de support, doit être pris en compte. Enfin, testez la solution avec des démonstrations ou des essais gratuits pour vérifier qu'il répond à vos attentes avant de prendre une décision finale.

Qu'est-ce qu'un ATS en RH ?

Un ATS en RH (Ressources Humaines) est un logiciel conçu pour optimiser les process. Il centralise les candidatures, facilite la diffusion des annonces d'emploi et limite les tâches administratives, comme l'envoi d'e-mails et la planification des entretiens. Cela permet aux recruteurs de gérer plus efficacement les candidatures et de se concentrer sur l'évaluation des candidats. Un logiciel de recrutement offre également des outils d'analyse pour mesurer l'efficacité des campagnes de recrutement et identifier les meilleures sources de candidatures. En centralisant les datas des candidats, il garantit la conformité avec les réglementations comme le RGPD et améliore la collaboration entre les membres de l'équipe RH en leur permettant de partager des notes et des évaluations de manière transparente.

Quel est le rôle d'un ATS ?

Le rôle principal d'un logiciel est de centraliser et simplifier le processus de recrutement. Il permet de diffuser les annonces d'emploi sur plusieurs site d'emploi, de centraliser les candidatures et de trier les candidats en fonction de critères prédéfinis. Le logiciel de recrutement automatise également les tâches administratives, comme l'envoi d'accusés de réception et la planification des entretiens, ce qui permet de gagner du temps. De plus, un logiciel de gestion des candidats améliore la collaboration entre les membres de l'équipe de recrutement en leur offrant une plateforme centralisée pour partager des notes et des évaluations. Il certifie également la conformité avec les réglementations sur la protection des données et fournit des outils d'analyse pour optimiser les campagnes de recrutement. En résumé, cela optimise chaque étape du processus de recrutement, de la diffusion des offres à l'embauche des candidats.

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