Lorsqu'il s'agit de recruter de nouveaux talents, l'une des étapes préliminaires dans le processus de recrutement est l’élaboration de la fiche de poste.
Cette fiche sert également de boussole pour évaluer la qualité du travail des collaborateurs et sera votre allié lors des entretiens annuels d'évaluation. Dans cet article, découvrez nos conseils pour créer une fiche de poste efficace !
La fiche de poste, c’est quoi?
La fiche de poste est un outil à usage interne essentiel pour clarifier les rôles et les responsabilités au sein de votre entreprise. En offrant une vision claire des missions quotidiennes à accomplir, elle guide les salariés dans leur compréhension de leur contribution au succès de l'organisation.
Elle permet également aux managers de s'assurer que les missions énoncées soient effectivement réalisées, notamment lors des entretiens annuels.
La fiche de poste, ça sert à quoi?
La fiche de poste, véritable socle de l'organisation d'une entreprise et de sa gestion des ressources humaines, présente de multiples utilités, telles que :
Formaliser les missions et compétences nécessaires lors d'une création de poste
Lorsqu'un nouveau poste est créé, la fiche de poste permet de définir clairement les missions qui lui seront attribuées ainsi que les compétences nécessaires pour l'occuper. Cela facilite la communication entre l'employeur et les futurs candidats, en leur donnant une vision claire de ce qui est attendu.
Organiser la structure de l'entreprise par une connaissance fine de chaque poste
La fiche de poste permet d'obtenir une vue d'ensemble de tous les postes au sein de l'entreprise, avec une description détaillée des responsabilités et des tâches associées à chacun. Cela facilite la planification et l'optimisation du travail, en identifiant les domaines qui pourraient nécessiter des ajustements ou une réallocation des ressources.
Effectuer un benchmark organisationnel avec des sociétés performantes
En comparant les fiches de poste avec celles d'autres entreprises performantes dans le même secteur, on peut identifier les bonnes pratiques et les compétences clés recherchées pour des postes similaires. Cela permet de s'inspirer des meilleurs et d'améliorer ses propres processus de recrutement et de gestion des talents.
Construire un référentiel de compétences cibles
La fiche de poste contribue à la construction d'un référentiel de compétences souhaitées pour chaque poste. Ce référentiel peut être utilisé pour établir des plans de formation afin de développer le savoir-faire nécessaire chez les collaborateurs, et dans le cadre d'une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), pour anticiper les besoins futurs en formation.
Définir le profil des candidats pour un processus de recrutement
Lorsqu'un poste est vacant, la fiche de poste aide à définir le profil idéal du candidat recherché. Elle permet de dresser rapidement le portrait-robot du candidat idéal en termes de qualifications, d'expérience, de qualifications et de qualités personnelles. Cela facilite le recrutement en ciblant les candidats les plus adaptés au poste.
Gérer les carrières et les parcours professionnels
La fiche de poste est un outil précieux pour la gestion des carrières au sein de l'entreprise. Elle permet de définir les perspectives d'évolution pour chaque poste et d'identifier les hard skills requises pour passer à des postes de niveau supérieur. Cela favorise la mobilité interne et permet aux collaborateurs de visualiser leur progression professionnelle au sein de l'entreprise.
Gérer la politique de rémunération en fonction des caractéristiques de chaque poste
En décrivant précisément les responsabilités et les compétences requises pour chaque poste, la fiche de poste fournit une base solide pour déterminer la rémunération associée. Elle permet d'évaluer objectivement la valeur de chaque poste dans la hiérarchie de l'entreprise et d'ajuster les salaires en conséquence, en accord avec la politique RH et les critères de rémunération équitables.
Servir de support de discussion lors d'un entretien
La fiche de poste peut être utilisée comme point de référence lors des entretiens professionnels entre les managers et les collaborateurs. Elle permet d'aborder les missions, les compétences, les performances et les perspectives d'évolution liées au poste. Cela favorise des échanges constructifs et aide à aligner les objectifs individuels avec les objectifs de l'entreprise.
La fiche de poste contribue également à la démarche qualité de l'entreprise, en clarifiant les rôles et les responsabilités de chaque poste, et en favorisant une meilleure compréhension du contenu et du sens des tâches pour les collaborateurs. Cela peut améliorer la satisfaction au travail et la performance globale de l'entreprise.
Qui participe à la conception de la fiche de poste?
La fiche de poste est généralement élaborée en collaboration entre le service des ressources humaines et le responsable hiérarchique du poste à pourvoir. Cette approche conjointe permet de garantir la précision et la pertinence des informations.
La validation de la fiche de poste revient au responsable hiérarchique qui exprime le besoin de recrutement. Cela garantit que le besoin est correctement défini et adapté aux attentes de l'entreprise.
La signature de la fiche de poste n'est pas obligatoire, car ce document n'a pas de caractère contraignant. Cependant, dans le cadre de ses différentes utilisations, il peut être opportun de faire signer la fiche de poste par le responsable hiérarchique ainsi que par le salarié concerné, notamment lors des entretiens d'évaluation annuels. Cela permet d'officialiser leur accord sur les missions et les objectifs associés au poste.
De quoi est composé la fiche de poste?
Voici les éléments indispensables qui doivent figurer dans votre fiche de poste :
- Intitulé du poste
- Positionnement dans l'équipe : à quel service appartient le poste, sa position dans la hiérarchie ainsi que dans la structure (les postes qu'il supervise).
- Activités et missions : Ce que le futur collaborateur fait concrètement et en détail pour accomplir ses missions, c’est à dire le "Quoi ?" et "Comment ?" (peut-être même "Quand ?" et "Où ?" si nécessaire).
- Relations internes et externes : Liens du poste avec les autres services et départements.
- Les spécificités liées au poste : environnement, horaires de travail et déplacements
- Liste des soft et hard skills
- Expérience professionnelle requise
- Formations et diplômes
Comment créer une fiche de poste ?
- Commencez par analyser le poste : Effectuez une analyse approfondie du poste en question. Identifiez les principales responsabilités, les tâches clés et les qualifications nécessaires. Impliquez le manager ou les salariés actuels occupant des postes similaires pour obtenir une compréhension précise des attentes et des exigences du poste.
- Utilisez un langage clair et concis : Soyez attentif au fond et à la forme. Utilisez des verbes d'action pour décrire les compétences, les activités et les tâches. Restez objectif en vous basant sur les informations collectées lors de l'analyse. Trouvez le bon équilibre entre détails complets et simplicité pour que tout le monde puisse comprendre !
- Soyez spécifique : Évitez les descriptions vagues. Soyez spécifique dans la formulation des missions, indiquez les objectifs et les résultats attendus pour chaque missions.
- Révisez et mettez à jour régulièrement : Les postes évoluent avec le temps, il est donc essentiel de réviser et de mettre à jour régulièrement les fiches de poste.
Fiche de poste Vs description de poste :
Il est important de bien comprendre la différence entre une fiche de poste et une description de poste. On utilise souvent ces termes comme s' ils étaient pareils, alors qu’ils ont des rôles différents et ne fournissent pas tout à fait les mêmes infos.
- La fiche de poste : La fiche de poste est un outil interne qui vise à fournir une vue d'ensemble concise d'un poste de travail spécifique. Elle met l'accent sur les éléments essentiels, tels que le titre du poste, le département concerné, les responsabilités, les compétences requises et les principales qualifications attendues. En résumé, la fiche de poste répond à la question : "Qu'est-ce que ce poste implique et quelles sont les compétences nécessaires pour bien le remplir ?"
- L’annonce de recrutement ou offre d’emploi : Contrairement à la fiche de poste, l’offre d’emploi est un outil de communication plus détaillé et exhaustif à destination des candidats. Elle offre une vision approfondie du poste de travail, en fournissant des informations spécifiques sur les tâches, les responsabilités, les compétences techniques et comportementales requises.
😉 Restez à l'affût de nos prochains articles, nous allons aborder les bonnes pratiques pour rédiger une offre d'emploi séduisante.
