En tant que recruteur, vous vous souvenez certainement de votre premier jour en entreprise. De l’accueil de vos collègues, de vos managers, de votre bureau, du sentiment qui en résultait à la fin de cette journée. Avec du recul, vous constaterez que ces premières semaines ont sûrement été déterminantes dans l’image que vous vous êtes fait de votre entreprise, et surtout, dans le degré d’implication que vous avez accordé à cette dernière par la suite…
C’est tout ce processus d’intégration que l’on nomme « onboarding » (traduisez de l’anglais, «embarquement». Il vise à inclure efficacement votre nouvelle recrue et à la rendre pleinement opérationnelle, tout en veillant à lui transmettre les valeurs et la culture de votre entreprise. Cette période d’onboarding va débuter juste après l'acceptation de l’offre d’emploi par votre employé, et peut s’étendre jusqu’à 12 mois à compter de son premier jour d’arrivée.
Mais alors, pourquoi devez-vous prêter un soin tout particulier à cette étape du recrutement? 😊
Sachez que de nombreuses entreprises font l’erreur de placer tout leur budget sur les étapes qui se déroulent en amont, et négligent en conséquence cette phase d’intégration. La signature des contrats ne doit pas vous inciter à relâcher vos efforts, bien au contraire !
Un onboarding efficace sera déterminant pour vous et votre employé :
- Il minimisera les risques de décrochage de ce dernier (1 salarié sur 7 démissionne au cours de ses 15 premiers jours, en sachant qu’un recrutement raté vous coûte en moyenne 50 000 €)
- Cela déterminera le sentiment d’appartenance de votre collaborateur et son niveau d’engagement
- Une intégration réussie vous permettra d’améliorer votre marque employeur, et d’attirer par la suite d’autres candidats
- Vous faciliterez le processus d’intégration du salarié, lui permettant ainsi d’être plus efficace et productif lors de sa prise de poste
- Enfin, vous montrerez à votre nouvel employé qu’il ou elle a fait le bon choix en termes d’entreprise, facteur particulièrement important en cette période !
Comment, et pourquoi réaliser un onboarding à distance ?
La pandémie que nous avons traversé a largement démocratisé le télétravail. Pour les années à venir, il faudra s’attendre à ce que nous évoluions en ce sens : de plus en plus de tâches sont digitalisées et accessibles depuis un ordinateur.
Côté salariés, c’est le bien-être au travail qui apparaît en tête de liste de leurs préoccupations : 59% des personnes placent le bien-être au travail comme étant l’enjeu le plus important à leurs yeux. Réduire les contraintes de déplacements, d’horaires, de conforts contribuent donc à susciter l’envie de télétravailler (partiellement pour la majeure partie d’entre eux, si l’on se réfère aux études actuelles).
Le contexte actuel laisse donc une question épineuse à résoudre : Comment intégrer votre nouveau salarié sans le voir physiquement, réussir à établir un lien, un attachement et une proximité, tout cela à travers un écran ? Voici les conseils à suivre !
1) Soignez la phase de pré-boarding 🎯
Un onboarding efficace commence par une bonne préparation en amont ! C’est même 50% de la réussite de votre processus d’intégration qui se joue à ce stade (étude de l’observatoire SIRH). Avant d’accueillir votre nouveau collaborateur, il faut donc préparer intelligemment le terrain pour que tout soit prêt le jour J !
Nos tips 👇 :
- Pour commencer, veillez à lui transmettre le programme de la première journée minimum 1 semaine avant sa prise de fonction
- Préparez en avance les informations et documents à lui transmettre avant son arrivée (livret d’accueil, messagerie pro, identifiants des logiciels, etc..)
- Veillez à vous assurer qu’il dispose du matériel nécessaire chez lui (connexion internet, ordinateur, accès à vos outils, mail d’entreprise etc…)
- N’hésitez pas non plus à planifier des sessions de formation sur les différents outils informatiques de façon à faciliter la mise en pratique
- Soyez au point sur le planning des semaines à venir concernant les rendez-vous de votre nouveau collaborateur avec ses collègues, planifiez les missions à réaliser, les deadlines sur plusieurs mois… Il pourra ainsi prendre connaissance de ses propres objectifs grâce à cette visibilité et cela donnera un cadre sur les mois à venir. (ces informations seront communiquées le plus tôt possible à votre nouvelle recrue)
2) Mettez l’accent sur la communication 💬
Si vous deviez n’en retenir qu’une seule chose, ce serait celle-ci ! A distance, c’est le facteur humain et la communication qui feront la différence. Votre salarié doit ressentir qu’il est bien entouré et qu’il sera amené à évoluer dans un cadre chaleureux : cela va directement impacter son engagement et sa satisfaction au travail. L’objectif ici est de casser cette barrière virtuelle et d’éviter l’isolement.
Nos tips 👇 :
- Le premier jour, annoncez l’arrivée de votre recrue sur les différents réseaux de votre entreprise pour faciliter le contact
- Les premières semaines, misez en priorité sur les échanges visioconférences
- Le rythme idéal de visio la première semaine est de trois fois par jour. Ensuite, gardez un minimum d’un rendez-vous par jour. A distance, les nouveaux salariés osent moins déranger leur manager : en organisant des séances quotidiennes, vous contribuez à briser cette distance
- De même, montrez-vous présent pour votre nouvelle recrue et invitez-là à vous contacter en cas de problèmes ou questions
- Ne négligez pas non plus les liaisons informelles : Organisez des pauses café, déjeuners d’équipe en visio, pour renforcer l’intégration et les liens entre vos salariés et votre recrue
- Utilisez les réseaux de communication interne (comme Slack par exemple) pour engager l’entrain entre collègues (challenges, thèmes de discussions etc…)
3) Trouvez lui un mentor/ ou « buddy » 🤝
Durant le processus d’intégration vous devez impérativement être présent pour votre nouvelle recrue. Définissez en amont son mentor ou « buddy », qui sera présent spécifiquement pour elle en cas de besoin. Sachez que cette méthode a particulièrement fait ses preuves à distance et est fondamentale dans la réussite d’un onboarding, au même titre que le facteur humain. On peut également le définir comme un tuteur : cependant, veillez à ce que la personne désignée soit d’accord pour accepter ce rôle dès le départ. Sinon cela peut devenir contre-productif 😉 .
Nos tips 👇 :
- Expliquez précisément comment va se dérouler le mentorat, quels sont les enjeux et objectifs : préparez pour cela une visio dédiée
- Libérez des créneaux pour aider le salarié et le mentor à se connaître : pendant les pauses d’équipes/ pauses cafés par exemple
- Faites en sorte de multiplier les occasions d’échanges, de façon à ce qu’il y ait des interactions à la fois formelles et informelles
4) N’oubliez pas la culture d’entreprise ! 💪
Pour que votre employé puisse pleinement comprendre votre entreprise, vous devez prendre du temps, si possible avec le dirigeant pour présenter les valeurs propres de cette dernière, support à l’appui. Le mentor va également permettre de développer le sentiment d’appartenance du collaborateur en agissant comme « relais », mais ce n’est pas tout !
Nos tips 👇 :
- Vous pouvez créer des parcours interactifs via des applications dédiées, ce qui est particulièrement adapté au format onboarding à distance. Vous faciliterez ainsi la compréhension et l’immersion de votre nouvelle recrue de façon ludique
- Transmettez également un livret d’accueil (dématérialisé) comportant toutes les informations clés de cette dernière (il contient l’histoire, les valeurs, les projets en cours et les règles clés de cette dernière par exemple). Le but est ici de l’aider à assimiler votre culture d’entreprise pour développer son sentiment d’appartenance, et cela lui évitera d’aller tout seul chercher les informations.
- Cela peut également prendre la forme de réunion virtuelle ou d'évènements (team buildings en ligne, présentation de l’entreprise, des employés etc…)
5) L’importance des feedbacks 📚
Il est toujours possible d'améliorer vos propres méthodes d’onboarding : transmettez à votre collaborateur un questionnaire, ou échangez directement par visio et demandez-lui de vous proposer d'éventuels points d’amélioration. Cette étape peut être réalisée à la fin de la première semaine, du premier mois et des trois premiers mois. Le but est de bénéficier d’une remise en question que vous n’aurez pas pu trouver ailleurs : d’une pierre deux coups, vous renforcerez également la confiance que vous porte votre salarié.
Nos tips 👇 :
- Les feedbacks vont dans les deux sens, à vous aussi de vous exprimer sur la progression de votre nouvelle recrue 😊
- C’est aussi l’occasion pour vous d’écouter les difficultés éventuelles que rencontre votre salarié pour pouvoir corriger le tir par la suite, et vous améliorer (même sur vos prochains recrutements !)
- Grâce à ces points réguliers, vous permettez à votre salarié de s’exprimer, de poser des questions et d’écouter son ressenti sur son cadre de travail
- Cela peut également prendre la forme de questionnaires par mail à compléter : gardez en tête que selon les personnes, il sera plus facile d’exprimer librement ses opinions par ce biais, alors à vous d’expérimenter les différents supports de feedbacks ! (vous retrouverez un modèle préfait dans notre ebook)
Vous l'aurez compris, la réussite de votre onboarding sera primordiale pour vous et vos salariés sur le long terme. En soignant cette partie de recrutement, vous développerez un véritable axe de différenciation qui vous démarquera des autres entreprises.
En ce sens, vous pourrez désormais appliquer nos conseils pour créer vos futurs processus d'intégration !
Et si vous voulez en savoir plus sur la manière de procéder, retrouvez notre e-book complet sur le sujet, téléchargeable gratuitement sur notre page d'accueil !
A très vite ! 👋
L'équipe Wink
