7 tips pour réduire vos coûts de recrutement

Vous êtes vous déjà posé la question du budget d’un recrutement et sur quelles mesures ce taux est-il calculé ? Comment le réduire et l'optimiser ? 🤔

‍ Chez Wink, on s’est interrogé sur les réponses à toutes ces questions et on a eu envie de vous les partager dans cet article, alors, c’est parti pour un petit cours de gestion ! 

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1- Qu’entend-t-on par le budget de recrutement ? 

❌ "C'est facile, c'est le salaire des recruteur !" Bip...Pas seulement ! ❌

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Pour une entreprise, le budget d’un recrutement constitue l’ensemble des frais d’une embauche d’un nouveau salarié. On entend par là qu'il faut intégrer les coûts internes, comme : 

• le salaire des recruteurs (chargé ressources humaines, talent acquisition, chargé de recrutement... ) 
• Le temps passé (de l’identification du besoin, la diffusion de l’annonce aux entretiens des candidats jusqu’à l’intégration du nouveau collaborateur)
• Les charges patronales
• …

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Mais attention ce n’est pas tout ! 

Il ne faut surtout pas négliger les coûts externes de recrutement : 

• Le logiciel ATS (pour la centralisation, le suivi et l’optimisation du processus de recrutement) 
• La diffusion d’annonce sur les différents jobboards (certains sont certes gratuits, mais l’offre reste limitée et la diffusion payante reste un incontournable) 
• …

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Tout cela représente un coût majeur pour l’entreprise. Selon les dernières études parues en France, un recrutement coûte en moyenne entre 3000 et 10 000 € (fourchette large) ce qui n’est pas une petite somme. Encore pire, une erreur de  recrutement coûterait en moyenne 5 fois plus cher aux entreprises (fourchette haute) ! Autant dire qu’il est donc essentiel de bien réussir son recrutement. Ça tombe bien, on vous donne les clés pour ne pas se tromper et éviter un taux de turnover trop élevé, mais avant cela, sortez vos calculettes ! 🤓

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2- Méthode de calcul pour un bon recrutement

‍Tout d’abord, il faut savoir que cette méthode de calcul peut être appliquée avant ou après le recrutement. On vous conseille même de faire les deux ! En premier temps, avant l’embauche, pour estimer le coût de votre futur recrutement et en second temps, après l’embauche, pour avoir le coût réel de votre recrutement et ainsi pouvoir comparer et ajuster votre budget pour votre prochain recrutement. Pas bête, la bête 🐻

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Ici, on ne réinvente pas la roue, mais on va essayer d’être le plus précis possible. Pour calculer votre coût de recrutement voici la méthode : 

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Budget du recrutement = (coûts directs + coûts indirects) / le nombre de recrutements réalisés sur une même période 

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Et maintenant place aux détails !

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a- Coût direct :

‍Les coûts directs ou internes de l’entreprise lors d’un recrutement comprennent : 

• Le coût des salaires des recruteurs et opérationnels qui interviennent dans le recrutement au prorata du temps passé. Attention, c’est la partie la plus coûteuse lors d’un recrutement. Elle doit donc être surveillée et analysée de près. C’est la métrique qu’il va falloir optimiser car comme le disait notre vieil ami Benjamin Franklin “Time is Money”.  
• Le coût des entretiens : salaires des parties prenantes X temps passé en entretien
• Le sourcing candidats
• Logiciel ATS
• Utilisation de tests à faire passer en entretien (tests softskills, hardskills,..)

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b- Coût indirect :

‍Les coûts indirects ou externes de l’entreprise lors d’un recrutement comprennent : 

• La diffusion de ou des annonces du poste sur les différents jobboards payants (et ça coûte cher !)
• Achat de CV dans les CVthèque
• Mise en place d’une page carrière sur un site d’emploi spécialisé
• Cabinet de recrutement ou recruteur indépendant 
• Participation à des salons de recrutement ou professionnels 

‍Il ne reste plus qu'à tous les additionner, à vous de jouer. 🏏

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3- Recrutement raté, l'erreur qui fait (très) mal au porte monnaie

‍Aie ! Le recrutement d’un nouveau collaborateur ne se passe pas toujours comme on l’avait imaginé. Il arrive, et parfois trop souvent, que l’on fasse une erreur dans le recrutement ou que le nouveau salarié décide de partir aussi vite qu’il est arrivé. Cela entraîne une perte conséquente pour l’entreprise tant sur le plan humain que financier. 😰

‍Il s’ajoute au coût du recrutement initial des dépenses liées à :

• La rupture du contrat de travail (fin de période d’essai, rupture conventionnelle, licenciement, abandon de poste…). Ici, on considère le temps passé des équipes RH à la réalisation des entretiens, la rédaction des documents contractuels…
• La facturation du solde de tout compte 
• La période d’onboarding et de formation réalisée : d'ailleurs si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, rendez-vous dans notre article "Les 5 règles d'or pour un onboarding réussi"
• Le nouveau processus de recrutement à mettre en place et tous les coûts qui s’en suivent

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En moyenne, le coût d’un recrutement raté est 5 fois plus cher que le même recrutement s’il est réussi et se situe entre 30 000 - 50 000€. Il s'élève même encore plus haut à mesure de la responsabilité et du type de poste occupé. 

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La facture finale est donc (très) salée, il faut alors mettre en place des mesures préventives pour pallier les erreurs de recrutement. On vous avait déjà partagé des tips dans un précédent article intitulé "5 conseils pour réussir vos recrutements". Mais pourquoi s'arrêter en si bon chemin ? On continue en vous donnant d'autres pistes juste en dessous ! 👇

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4- Comment réduire et optimiser son coût de recrutement ?

‍🎰 Il existe de nombreuses façons de réduire et d'optimiser son coût de recrutement. On vous en donne 7 dans la suite de 7 article 🎰

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A - Les aides à l'emploi

‍Afin de lutter contre le chômage, des dispositifs variés d’aides à l’embauche et d’aides à la formation existent. Ils sont bien entendus ouverts à des types spécifiques d’entreprises ou de salariés, mais sait-on jamais, vous pourriez très bien y être éligible ! 

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Aides à l'embauche :

• Les logiques de « revitalisation » (ZFU, ZRU, ZRR) ont pour objectif de renforcer le dynamisme d’un territoire, revitaliser un bassin d’emploi et favoriser le développement des entreprises, afin de répondre aux enjeux de l’emploi.
• Les logiques de « discrimination positive », il s’agit ici d’instituer des inégalités pour promouvoir l’égalité, en accordant à certains un traitement préférentiel. On espère de la sorte rétablir une égalité des chances compromise par deux phénomènes : la généralisation ou la persistance de pratiques racistes ou sexistes d’une part et une accentuation des inégalités socio-économiques d’autre part.
• Les logiques générales « d’allégement », ont pour objectif de rendre le travail peu qualifié, plus attractif en réduisant le coût du travail (les charges pour les entreprises).

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Aides à la formation :

• La Préparation Opérationnelle à l’Emploi  (POE) est une aide financière de Pôle emploi à destination des employeurs, proposant une formation préalable à l’embauche pour un contrat supérieur à 12 mois. Elle permet au futur collaborateur de développer ou d'acquérir des compétences professionnelles requises pour occuper le poste visé. Cette aide peut être individuelle (POEI) ou collective (POE).
• l’Action de Formation Préalable au Recrutement de Pôle Emploi (AFPR) quant à elle, est une aide financière de Pôle emploi à destination des employeurs, proposant une formation préalable à l’embauche pour un contrat de 6 à 12 mois. 

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Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site Entreprendre Service Public ou Pôle Emploi.

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B - Gagner du temps en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée 

‍👌 ATS = Attention Très Simple 👌

‍Le recrutement est parsemé de tâches souvent longues et chronophages comme la pré qualification des profils, la rédaction des annonces, la publication des fiches de postes, la centralisation et le tri des candidatures… Des tâches essentielles pour le bon déroulement d’un recrutement, mais elles peuvent être automatisées et optimisées pour une réduction du temps passé et de ce fait, un coût (très) réduit du recrutement. Cela va permettre de se concentrer sur le cœur de métier d’un recruteur, l’humain. 

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Mais alors comment faire ?

Une solution de type ATS va permettre justement de mettre de côté et d’automatiser ses activités à faible valeur ajoutée. Grâce à de nombreuses fonctionnalités, le logiciel va aussi aider à réduire le nombre d'erreurs afin de ne pas passer à côté de la perle rare ou bien en rectifiant une mauvaise diffusion sur les jobboards…

‍Sans nous faire trop de pub, on vous laisse découvrir le logiciel ATS WINK que nous développons dans ce but 😉

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C - Recruter en interne

‍💎 Les meilleurs talents sont sûrement déjà dans vos équipes ! 💎

‍Pour réduire le coût d’un recrutement, il est parfois possible de recruter en interne en promouvant un collaborateur. Si une politique de fidélisation et de formation est en place dans votre entreprise, la perle rare peut s’y trouver. Cela permet d’une part de valoriser les compétences de vos collaborateurs, de récompenser l'implication de ceux-ci et d’autre part de réduire le coût du recrutement, car il faudra chercher un remplaçant à un poste sans doute moins stratégique avec des enjeux moins importants. 

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D - Miser sur la marque employeur

‍⚡️ L'attractivité de votre entreprise n’est pas à prendre à la légère, au contraire ! ⚡️

‍Plus la marque employeur est développée, plus les candidats seront nombreux. En effet, si le rayonnement d’une entreprise est fort, le nombre de candidatures va forcément augmenter et la diffusion d'offres d’emploi sur les jobboards ne sera plus aussi nécessaire pour partager une annonce. Le budget alloué à la diffusion sera moins lourd ce qui n’est pas une petite économie vu le prix des annonces sur certains jobboards ! 

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Mais qui dit marque employeur forte dit aussi captation et rétention des talents. Cela impact positivement votre taux de turnover et ainsi votre budget en recrutement. Pensez à construire un site carrière à votre image ou les candidats pourront retrouver toutes vos annonces de postes plus facilement. Misez aussi sur la mobilité professionnelle pour attirer les candidats, on vous en dit plus dans cet autre article "Boostez votre marque employeur grâce à la mobilité professionnelle".

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Oh et avec une belle marque employeur il y a aussi des chances que le nombre de candidatures spontanées augmentent et qui sait, la perle rare s’y trouvera peut-être. On croise les doigts pour vous !

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E - Construire un vivier de candidats

‍💥 Une méthode simple mais bigrement efficace ! 💥

‍La constitution d'un vivier de candidats par typologie de métier est un véritable atout pour maîtriser les coûts de recrutement, en particulier lorsque vous êtes à la recherche de profils similaires. Cette approche "smart" vous permet de faire des économies  en termes de sourcing et de diffusion d'offres sur les jobboards. Il est donc primordial de bien structurer ce vivier en amont afin de vous y retrouver aisément.

En construisant un vivier de candidats adapté à chaque typologie de métier, vous évitez de repartir à zéro à chaque recrutement. Plus besoin de chercher activement de nouveaux candidats à chaque fois, vous disposez déjà d'une base de profils pré-identifiés et qualifiés. Cela représente un gain de temps et d'énergie considérable.

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Pour exploiter pleinement les bénéfices de cette méthode, il est essentiel de bien organiser votre vivier dès le départ. Classez les candidats en fonction de leur métier, de leurs compétences, de leurs expériences et de leur disponibilité. Cette structuration vous permettra de vous y retrouver aisément lorsque vous aurez besoin de pourvoir un poste spécifique. Grâce à cette organisation rigoureuse, vous réduisez les délais de recrutement et êtes plus réactif lorsqu'une opportunité se présente.

N'oubliez pas que l'anticipation est la clé du succès dans la constitution d'un vivier de candidats. Plus vous prévoyez les besoins futurs de votre entreprise en termes de recrutement, plus vous pourrez constituer un vivier solide et qualifié. En identifiant et en évaluant régulièrement de nouveaux candidats, vous maintenez votre vivier à jour et prêt à être mobilisé dès qu'un poste se libère

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F - Penser à la cooptation

‍🤝 Comment se servir de la cooptation pour optimiser son coût de recrutement ? 🤝

‍Aussi appelée recrutement participatif ou parrainage, la cooptation a pour objectif de faire appel au réseau de ses collaborateurs afin de recruter des candidats. C’est une méthode dite “interne” qui permet de faire circuler l’offre à pourvoir directement auprès des salariés. Ils deviennent ainsi des recruteurs pour leur entreprise et s’ils ont des contacts correspondant aux attentes du poste, ils peuvent entrer dans le processus de recrutement.

Attention tout de même, il va sans dire que ce n’est pas du piston, mais bien une mise en relation avec des personnes ayant les compétences adaptées pour occuper le type de poste proposé. 

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Des avantages non-négligeables pour l’entreprise : 

• Un temps et un coût de recrutement réduit
• Des profils en lien avec le poste proposé
• Faire des collaborateurs des ambassadeurs de l’entreprise
• Faire rayonner la marque employeur 

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Pour le collaborateur, une prime de cooptation est souvent versée lorsque le recrutement se fait. Elle varie entre 500 et 2000€ selon l’entreprise.  

Pour aller plus loin, rendez-vous sur Cadre emploi !

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‍G - Fidéliser les collaborateurs

‍‍🎊 Une stratégie gagnant - gagnant ! 🎊

‍Plus le taux de turnover est élevé, plus le coût d’un recrutement est important, c’est mathématique ! Afin d’éviter la hausse du coût de recrutement et réduire le taux de turnover, pourquoi ne pas miser sur l’expérience collaborateur ? Une fois optimiser celle-ci permet de réduire la fuite des talents et d’alléger le coût de recrutement. Mais comment ? En mettant en place une stratégie de fidélisation et de rétention comportant des actions qui peuvent viser à améliorer : 

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• La qualité de vie des collaborateurs aux bureaux et à l’extérieur (mettre à disposition des tarifs avantageux pour des activités sportives ou culturelles, la végétalisation des bureaux, des salles de jeux permettant de faire un break dans la journée,..) Pour plus d’informations on vous conseille d’aller lire l’ouvrage sur le nudge management d’Eric Singler, il y a une tonne de bonnes idées à appliquer en entreprise !
• Le bien-être au travail
• L’aide à la formation (comme vu en point 5-B dans l’article, eh oui, tout est lié !)
• Les possibilités d’évolution au sein de l’entreprise (point 6-B)
• Des projets transverses pour offrir aux collaborateurs le choix de sortir de leur quotidien et de découvrir d’autres choses extérieures à leur métier
• Inclure les différents collaborateurs dans la stratégie de l’entreprise pour qu’ils se sentent plus concernés et valorisés

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Vous en voulez plus ? On vous conseille d'aller lire l'article : fidélisation des salariés sur le blog Hubspot

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6 - Pour finir sur les coûts de recrutement

‍Il est essentiel pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, de connaître le coût réel d'un recrutement. Généralement, le budget alloué à cette activité est souvent sous-estimé, ce qui peut parfois entraîner des pertes financières importantes. C'est pourquoi il est crucial de mesurer et de suivre attentivement l'évolution des recrutements afin d'éviter les mauvaises surprises.

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Un service des ressources humaines conscient de cet enjeu joue un rôle clé dans le bon développement de l'entreprise. En comprenant les coûts réels liés au recrutement, il peut prendre de bonnes décisions sur l'allocation des ressources et l'optimisation des processus de recrutement. Cela permet également aux équipes produits, aux équipes commerciales et aux autres fonctions de soutien de se concentrer sur l'expansion de l'entreprise sur le marché, sans se soucier des contraintes financières inattendues dues à des recrutements mal gérés.

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Il est donc essentiel de ne pas négliger cet aspect crucial du recrutement. En mesurant et en suivant attentivement les coûts liés au recrutement, une entreprise peut prendre des décisions pertinentes, mettre en place des stratégies d'économie et d'efficacité, et ainsi maximiser son potentiel de croissance. Ne sous-estimez pas l'importance de la gestion financière des recrutements, car cela peut faire une différence significative dans la santé et le succès global de votre entreprise.

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