La déclaration de vacance de poste dans la fonction publique territoriale

Gérer les effectifs et les recrutements dans une collectivité, ce n’est pas seulement jongler avec les plannings, les carrières et les départs à la retraite. C’est aussi, et surtout, assurer que chaque poste créé ou libéré soit déclaré dans les règles. Et là, entre le cadre légal, les délais, les plateformes à utiliser et les validations à obtenir… ça peut vite devenir un casse-tête pour les DRH.

Pas de panique ! Cet article est là pour vous guider pas à pas dans la procédure de déclaration de création et de vacance d’emploi. On va voir ensemble à quoi ça sert, quand le faire, comment s’y prendre concrètement, et surtout comment éviter les pièges classiques (oui, on vous voit, ceux qui pensent pouvoir nommer un agent sans déclaration préalable 🙃).

Que vous soyez un DRH chevronné ou tout juste arrivé aux manettes, vous trouverez ici des explications claires, des rappels réglementaires utiles et des conseils concrets pour faire les choses dans les règles, sans stress. Allez, on se lance ?

C'est quoi la déclaration de création et de vacance d’emploi ?

Quand on parle de déclaration de vacance d’emploi (DVE) ou de déclaration de création d’emploi, on entre dans un passage obligé pour toute collectivité territoriale. Autrement dit, dès qu’un poste permanent est créé (nouvelle position au tableau des effectifs) ou devient vacant (départ d’un agent, mutation, départ à la retraite…), l’autorité territoriale doit le déclarer au Centre de Gestion compétent. Ce n’est pas une simple formalité interne : c’est une obligation légale préalable. Attention, la DVE n’est pas une offre d’emploi. Elle constitue l’étape administrative obligatoire, tandis que l’offre d’emploi est le message public adressé aux candidats. La DVE sert à informer officiellement et à déclencher la publicité, mais elle ne remplace en rien la communication vers les postulants via jobboard ou site RH.

Cadre légal et réglementaire

Sur le plan légal, cette obligation repose principalement sur deux articles du Code général de la fonction publique (CGFP) : L313‑4 et L452‑36. Selon l’article L313‑4, « l’autorité territoriale informe le centre de gestion de la création ou de la vacance de tout emploi permanent » et ce visuel doit inclure la description du poste et le motif de la vacance. L’article L452‑36 précise que, sous peine d’illégalité des nominations, ces déclarations sont nécessaires pour tous types d’emplois (création, vacance, mutation, détachement, promotion interne) et pour toutes les catégories (A, B, C). Le cas particulier des emplois exclusivement pourvus par avancement de grade est une exception prévue explicitement. En cas de non-respect, un juge administratif peut annuler le recrutement pour vice de procédure.

Autrement dit, la loi impose de signaler au Centre de Gestion chaque emploi qui se libère ou qui est nouvellement créé, quelle que soit la catégorie (A, B ou C). Ce n’est pas juste une formalité : si vous oubliez cette étape, vous prenez le risque que votre recrutement soit considéré comme irrégulier, voire annulé en cas de contentieux. On ne plaisante pas avec la transparence dans la fonction publique ! Pensez-y comme à un passage obligé pour ouvrir la porte à un recrutement en toute sécurité.

Objectifs de la procédure

Alors, pourquoi s’embêter avec tout ça ? Trois grands objectifs guident cette procédure.

D’abord, le principe d’égal accès aux emplois publics : tous les candidats, internes ou externes, doivent avoir la même chance d’accéder à ces offres. Ensuite, la transparence et la publicité : en informant officiellement le Centre de Gestion, on s’assure d’un affichage sur un espace numérique public (la fameuse “Place de l’emploi public”) visant à favoriser la mobilité entre collectivités et fonctions. Enfin, c’est un levier fort pour encourager la mobilité des agents, qu’ils soient titulaires ou lauréats de concours, en centralisant l’information.

Quand et dans quels cas déclarer ?

Vous avez un nouveau poste ? Ou un agent part… ? C’est le moment de se poser la question : doit-on déclarer ce poste au Centre de Gestion ? La réponse est oui, dans trois cas bien précis.

D’abord, lorsqu’un nouvel emploi est créé suite à une décision de votre collectivité, généralement votée en délibération. Autrement dit, dès qu’un emploi vient d’être ajouté au tableau des effectifs, il devient nécessaire de le signaler officiellement : c’est la déclaration de création d’emploi.

Ensuite, en cas de vacance d’un poste existant. Cela peut correspondre à un départ : retraite, mutation, décès, promotion interne... bref, dès que l’emploi se libère définitivement ou pour longtemps, il faut agir. La vacance n’est pas seulement liée au départ d’un agent : même en cas de disponibilité prolongée ou de détachement, la démarche s’impose. Et attention, si vous envisagez de pourvoir l'emploi, il faut procéder à la déclaration avant toute nomination.

Troisième situation : la transformation d’un emploi. Cela concerne par exemple le changement de poste d’un statut « adjoint administratif » vers un statut « rédacteur territorial », ou toute modification substantielle de fonction. Dans ce cas, on ne modifie pas simplement : on supprime l’ancien poste et on en crée un nouveau. Et cela nécessite une double déclaration – vacance et création.

Les étapes de la procédure de déclaration

Préparation administrative

Avant de lancer votre déclaration, prenons le temps de bien poser les bases : c’est l’étape de préparation administrative, cruciale pour éviter les oublis et s’assurer que tout est en règle.

Tout commence par la vérification du poste dans le tableau des effectifs. Si le poste vient d’être créé, il doit figurer officiellement dans ce tableau, suite à une délibération votée par l’organe délibérant (conseil municipal, départemental, etc.). Cette étape garantit la cohérence entre votre budget, vos effectifs et la démarche de déclaration : sans cette inscription, vous ne pouvez pas déclarer légalement un poste. En clair, pas de création au tableau = pas de création à déclarer !

Vient ensuite la rédaction de l’acte de création ou de vacance d’emploi. Cet acte est formel : il s’agit d’un arrêté – signé par l’autorité territoriale, souvent le Maire ou le Président – qui précise clairement le motif (création ou vacance), l’intitulé, le cadre d’emplois, la localisation et la durée de l’emploi. Vous y joignez idéalement une fiche de poste détaillée. Cet arrêté sera ensuite transmis au Centre de Gestion afin d’être enregistré et publié. Sans cet acte, pas de déclaration officielle, et donc… aucune nomination possible !

Saisie de la déclaration

Maintenant que la préparation est bouclée, direction le portail unique ! On s’y connecte avec les identifiants de la collectivité, en mode DRH : on a un rôle à jouer, alors entrons dans la danse. Vous allez remplir le formulaire en ligne : après avoir saisi l’intitulé du poste, on sélectionne le grade, on détaille les missions principales, puis on coche si c’est une vacance ou une création, avant d’indiquer le type de contrat (permanent ou temporaire). Attention, chaque champ a son importance : une info manquante, et la déclaration peut être bloquée. Une fois tout renseigné… hop, vous validez et transmettez direct au Centre de Gestion (CDG), qui débutera sa validation interne.

Publicité et suivi

Après envoi, le CDG prend le relais : il regroupe les déclarations en arrêtés hebdomadaires, généralement les mardis et jeudis, avant de les transmettre à la préfecture pour visa légal. Une fois le feu vert de la préfecture, l’arrêté est publié sur le site, ainsi que, souvent, sur le site du CDG. Vous recevez un numéro d’enregistrement/récépissé : gardez-le précieusement, il est indispensable pour la suite administrative et la nomination de l’agent. Et en plus, le portail vous permet de suivre l’avancement de la déclaration : en attente, visée, publiée… Bref, un tableau de bord RH tout-en-un.

Ce qu'il faut retenir

Alors, comment déclarer une vacance d’emploi dans la fonction publique ? En réalité, c’est simple… à condition de bien suivre les étapes dans l’ordre et de ne pas négliger les obligations.

Tout commence par une vérification administrative : le poste doit figurer au tableau des effectifs, avec une délibération si c’est une création. Ensuite, il faut rédiger l’acte de vacance ou de création, en s’appuyant sur les règles du Code Général de la Fonction Publique (articles L313-4 et L452-36). Une fois cela fait, direction emploi-territorial.fr, le portail unique où vous saisissez toutes les informations sur le poste, puis vous transmettez le tout à votre Centre de Gestion.

Une fois la déclaration validée, le CDG assure la publicité légale, transmet à la préfecture pour visa, et vous renvoie un récépissé d’enregistrement à conserver précieusement. Vous pouvez ensuite suivre l’avancement en ligne et préparer sereinement votre recrutement.

Bref, la déclaration de vacance n’est pas qu’une formalité : c’est un levier clé pour garantir la transparence, la légalité et l’équité dans l’accès aux emplois publics. Et maintenant que vous connaissez la procédure sur le bout des doigts… vous voilà armé pour mener vos recrutements dans les règles de l’art !